از جمله فرآیندهای اداره دانشجویان داخل، ثبت درخواست همیار دانشجو است. متقاضی قبلا در پورتال سامانه جامع امور دانشجویان (سجاد) ثبت‌نام کرده و نام کاربری و رمز عبور دریافت کرده است و پس از ورود به پورتال درخواست فوق را از سربرگ خدمات، بخش امور دانشجویان داخل، گزینه همیار دانشجو را انتخاب و اقدام به ثبت درخواست می‌کند چنانچه دانشگاه مورد نظر در لیست دانشگاه‌های تعریف شده در سامانه نباشد پیغام اخطار تصویر۳ نمایش داده می‌شود.

پس از ثبت درخواست و دریافت کد پیگیری توسط متقاضیانی که امکان مشاهده و ثبت این درخواست را دارند، درخواست توسط کارشناس مسؤول همیاران دانشجو هر دانشگاه، بررسی می شود و در صورت تائید یا عدم تائید درخواست‌ها، وضعیت فرایند در پورتال به “خاتمه یافته ” تغییر پیدا خواهد کرد و متن مناسب در بخش توضیحات به متقاضی نمایش داده خواهد شد.

سپس دانشجو با خواندن قوانین مربوطه و انتخاب گزینه “با قوانین گفته شده “موافق هستم” و دکمه بعدی به فرم درخواست همیار دانشجو نمایش دادهم ی‌شود. (تصویر ۴)

سپس اطلاعات متقاضی بر اساس کد ملی، از درگاه وزارت علوم فراخوانی شده و به صورت غیر فعال به کاربر نمایش داده می‌شود و زمینه‌های مورد درخواست پیشنهادی خود را انتخاب کنید و سایر اطلاعات به صورت اختیاری تکمیل خواهد شد. با انتخاب هر checkBox باید پیوست مربوط به آن بخش بارگذاری شود.

پس از تکمیل اطلاعات و پاسخ به سوال امنیتی بر روی دکمه “ثبت و ارسال و دریافت کد پیگیری” کلیک کنید. 

پس از کلیک بر روی دکمه ثبت و ارسال و دریافت کد پیگیری، در صورت خالی بودن فیلد‌های اجباری و یا وجود مغایرت، با پیغامی در بالای صفحه مواجه می‌شوید که در این حالت سیستم از ثبت درخواست جلوگیری می‌کند. در صورت موفقیت آمیز بودن ثبت، سیستم کد پیگیری و پیغام ثبت موفقیت آمیز را در اختیار شما قرار می‌دهد.